Материальная помощь не носит характер обязательных выплат, это мера социальной поддержки работника или членов его семьи, осуществляемая работодателем добровольно по заявлению работника. На нее не влияют трудовые показатели и достижения, а также соблюдение работником дисциплины. Рассмотрим проводки по начислению материальной помощи сотруднику, как отразить такие выплаты в учете и исчислить налоги и взносы.
Основания и порядок начисления помощи
Цель начисления и выплаты материальной помощи работнику – создание или поддержание условий для разрешения определенных жизненных ситуаций, в частности:
- При рождении детей;
- При смерти работника или близкого родственника;
- Необходимость в лечении;
- Ущербом, нанесенным стихийными бедствиями или терактами;
- В других случаях, установленных работодателем.
Для начисления материальной помощи работнику необходимо выполнить некоторые условия:
- Порядок, причины, размер и сроки выплаты помощи необходимо закрепить во внутренних нормативных документах, например в «Положении о социальной политике» или «Коллективном договоре» общества;
- Помощь не должна носить системный характер;
- Издать приказ за подписью руководителя на основании заявления работника:
Получите понятные самоучители по 1С бесплатно:
Причину, по которой работнику требуется помощь, он должен указать в заявлении и приложить копии документов (например, свидетельство о браке, справки из государственных или частных учреждений о лечении, составе семьи и материальном положении и др.)
Материальная помощь может быть выдана наличными из кассы или перечислением на лицевой счет сотрудника в банке, который также нужно указать в заявлении. Получателем помощи может быть близкий родственник работника (в соответствии с семейным кодексом). В некоторых случаях он может сам обратиться за помощью к работодателю (в случае болезни, смерти работника или других обстоятельств); право на обращение члена семьи за помощью необходимо отразить при составлении «Положения о социальной политике» или «Коллективного договора».
Определение источника выплаты и отражение в учете
Источником подобных выплат может быть нераспределенная прибыль прошлых периодов или прибыль текущего года. В зависимости от источника бухгалтер формирует следующие бухгалтерские проводки по материальной помощи сотрудникам:
- Дт 84 Кт 70 (73) – начислена помощь работнику из прибыли прошлых лет;
- Дт 84 Кт 76 – начислена помощь члену семьи работника из прибыли прошлых лет.
Или:
- Дт 91.2 Кт 70 (73) – начислена помощь работнику (текущий период);
- Дт 91.2 Кт 76 – начислена помощь члену семьи работника (текущий период).
Необходимо помнить, что использовать нераспределенную прибыль прошлых лет можно только на основании одобрения учредителей, оформленного протоколом (решением).
Выплата материальной помощи отражается проводкой Дт 70 (73,76) Кт 50 (51).
Особенности налогообложения
Существует два варианта учета материальной помощи в целях расчета налога на прибыль:
- Разовая материальная помощь, не включаемая в базу (ст.270 НК РФ).
- Регулярные выплаты, которые можно считать расходами на оплату труда и включить в налогооблагаемую базу. Например, помощь, выдаваемая к ежегодному отпуску или за выслугу лет.
Налоговый кодекс в ст.217 устанавливает виды и размеры помощи, которые не облагаются НДФЛ. Любая помощь размером до 4 000 руб. не облагается НДФЛ. Во всех остальных случаях или при превышении суммы, указанной в ст. 217 НК РФ, работодатель, как налоговый агент, обязан удержать и перечислить из начисленной суммы помощи НДФЛ.
Материальная помощь свыше 4000 рублей облагается страховыми взносами, кроме случаев, указанных в ст.9 212-ФЗ, и отражается проводкой:
- Дт 91.2 Кт 69 – начислены взносы (ФСС, ПФР) с материальной помощи.
При оформлении нормативных документов по материальной помощи нужно быть особенно точными в формулировках для снижения риска доначисления налогов:
