Проводки по приобретению ГСМ по топливным картам в бухгалтерском учете

«Наука и жизнь», так можно описать чувства бухгалтера, ведущего учет ГСМ по топливным талонам. Реалии практического учета очень трудно вписываются в нормативные требования.

учет гсм по топливным картам

Поставщик, как правило, только по окончании месяца представляет документы на сумму выкупленного топлива, то есть 31-м числом получаем документы, а забираем бензин ежедневно. Происходит разрыв во времени между представлением документов от топливной организации и моментом заправки автотранспортного средства.

На практическом примере с проводками рассмотрим наиболее корректный способ бухгалтерского учета ГСМ с использованием топливных карт.

Проводки по приобретению ГСМ по топливным картам

Пример

Допустим, ООО «Счастливый шанс» заключило договор на заправку топливом по смарт-картам. С расчетного счета в августе 2016 года произведена предоплата за смарт-карты и бензин. Топливные карты изготовлены, проданы по конкретной цене за штуку и переданы в собственность компании по товарной накладной (форма ТОРГ-12) в сентябре 2016 года с выделенным НДС. НДС предъявлен по счету-фактуре, не имеющей дефектов заполнения. Для заправки автомобиля топливная карта выдана в этом же месяце водителю автомобиля, о чем в журнале учета выданных топливных карт сделана запись. В компании имеется утвержденный бланк путевого листа и нормы расхода бензина в производственных целях. В течение сентября был произведен отпуск бензина с заправочных автостанций в бак служебной машины. В конце месяца водитель предоставил путевые листы и чеки с автозаправочных станций.

Топливной компанией предоставлены услуги личного кабинета ООО «Счастливый шанс». По требованию компании в конце сентября 2016 года предоставлен реестр операций. В начале октября 2016 года в компанию поступили товарная накладная на бензин и счет-фактура, датированные сентябрем 2016 года. Претензий к правильности оформления нет.

Дополнительная информация по примеру:

1. Компания находится на общем режиме налогообложения. Автомобиль является собственностью компании и используется для служебных поездок.

2. Учетной политикой в целях бухгалтерского учета и в соответствии с рабочим планом счетов:

  • Топливо принимается к учету на счет 10, субсчет 10.03;
  • Фактическая себестоимость формируется на счете 10 «Материалы»;
  • Топливные карты отражаются на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности» по ценам поставщика, в противном случае по условной цене 1 шт. — 1 руб.;
  • При выбытии материалы оцениваются по средней себестоимости;
  • Транспортно-заготовительные расходы непосредственно включаются в фактическую себестоимость материалов;
  • При приобретении топлива имеется специфика дополнительных складов и названий.

3. Учетной политикой в целях налогового учета:

  • Затраты на приобретение топливных карт отражаются в расходах на содержание служебного транспорта;
  • Затраты по топливу в пределах норм отражаются в расходах на содержание служебного транспорта;
  • Затраты по топливу сверх норм отражаются во внереализационных расходах, не принимаемых в целях налогообложения прибыли.

Решение примера. Действия бухгалтера по учету ГСМ

Действия бухгалтера можно представить в виде следующего алгоритма:

1.Топливо приходуется в конце месяца, когда поступает от поставщика счет-фактура, акт приема-передачи топлива и отчет по карте (детализация).

Когда документы приходят с опозданием, можно воспользоваться информацией личного кабинета, который открывает топливная компания. Топливо учитывается на счете 10, субсчет 10.03 «Топливо». В детализированном отчете видим следующую информацию:

  • Номер топливной карты;
  • Дату и место заправки;
  • Количество приобретенного топлива;
  • Марку топлива;
  • Стоимость топлива;
  • Остаток по топливной карте на конец месяца.

Проводка по приходу топлива формируется последним днем месяца.

Есть маленький нюанс. ТМЦ должны приходовать на склад. На какой? На стационарный склад топливо в любом случае не попадает. Выходим из положения так: придумываем название склада и заполняем позицию склад как «лицевой счет в резервуаре в …»(наименование поставщика топлива). Чтобы налоговые органы не считали услуги по хранению безвозмездными, оговорите как-то этот момент в договоре или в дополнительном соглашении. Это важно. Это просто технический прием.

2. На основании детализации поставщика (отчета) делается перемещение со склада (смотрите пункт выше) в бак конкретной машины. То есть теперь склад будет иметь наименование «Бак машины №..».

Перемещение делается тоже последним днем месяца, несмотря на то, что датой поставки считается дата выборки топлива. Момент перехода права собственности на горючее – это момент заправки в баки. Но бухгалтер не может организовать приход этой датой, так как приход будет раньше, чем дата выставленных документов. Кроме того, не может поставить на учет НДС по приобретенному топливу. Судьба НДС — следовать за приобретенными ценностями. Но документ с выделенной суммой НДС поступит в конце месяца. Поэтому приходится использовать такой прием.

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

3. Данные детализации сверяются с отчетами водителя, где обобщается информация из путевых листов и полученных при заправке чеков терминалов АЗС. Обязательно требуйте от водителей прикрепления чеков с автозаправочных станций к путевым листам.

4. Списание израсходованного бензина производится на основании путевых листов. В путевом листе по каждой конкретной машине указывается норматив топлива и фактический расход. Списывается топливо последним числом месяца по каждой машине через документ Накладная-требование. Удобно предварительно сделать ведомость в виде таблицы Excel. Итоги удобнее оформить бухгалтерской справкой.

5. Контроль. Остаток топлива на конец месяца по складу «Бак конкретной машины» должен сходиться с остатком в последнем путевом листе данной машины.

6. Перерасход топлива считается непроизводственным расходом и относится на счет 91.2. Его можно вычислить, если будет по каждой конкретной машине указываться в путевом листе норматив топлива и фактический расход.

Сформируем проводки в таблице. Обращаем внимание, что проводки составлены для режима ОСНО. Для  предприятий на УСН порядок работы с НДС другой:

№ п/п Дебет Кредит Факт хозяйственной жизни Документ-основание
1. 60.02 51 Перечислена предоплата поставщику за изготовление топливных карт Выписка от августа 2016г.
2. 60.02 51 Перечислена предоплата поставщику за топливо разных видов Выписка от августа 2016г., Договор поставки топлива
3. 26 60.01 Учтены услуги по изготовлению топливных карт как расходы, связанные с обычным видом деятельности (п.5 ПБУ 10/99) Акт приема-передачи топливных карт. Обычно дают товарную накладную (форма № ТОРГ-12).Сентябрь 2016г.
4. 19.04 60.01 Учтен предъявленный НДС по услугам Счет-фактура от сентября 2016г.
5. 68.02 19.04 Зачтен НДС при выполнении всех условий по НК РФ Счет-фактура, Книга покупок сентябрь 2016г.
6. 60.01 60.02 Зачтен аванс при расчетах за топливные карты Акт приема-передачи топливных карт или Накладная. сентябрь 2016г.
7. 10.03 (лицевой счет в резервуаре) 60.01 Принято к учету топливо, полученное по топливным картам. Определитесь со складом исходя из реалий и договора Договор поставки ГСМ,  Товарная накладная; Отчет по карте или реестр операции. Дату прихода вынуждены делать 30.09.2016г.
8. 19.03 60.01 Учтен предъявленный НДС по топливу Счет-фактура от 30.09.2016г.
9. 68.02 19.03 Зачтен НДС при выполнении всех условий по НК РФ Счет-фактура, Книга покупок 30.09.2016г.
10. 60.01 60.02 Зачтен аванс при расчетах за топливо Акт приема-передачи топливных карт или Накладная 30.09.2016г.
11. 006 «Топливные карты у МОЛ» Приняты к учету на забалансовый счет топливные карты в условной оценке (если передаются бесплатно) или по стоимости приобретения. В примере по стоимости в товарной накладной. Акт приема-сдачи, накладная. сентябрь 2016г.
12. 006 «Топливные карты у сотрудников» в разрезе мест хранения или ответственных за их хранение 006 «Топливные карты у МОЛ» Выданы сотрудникам топливные карты (по условию примера — в сентябре) Журнал в разрезе каждой карты по номеру или закрепить каждую карту за автомобилем или за водителем
13. 006 «Топливные карты у сотрудников» 006 «Топливные карты у сотрудников» Внутренние перемещения бланков строгой отчетности в компании Оправдательные первичные документы путем изменения ответственного лица (или) места хранения
14. 006 «Топливные карты у МОЛ» Списание топливных карт с учета у материально-ответственного лица В случае ее утраты или расторжения договора с топливной компанией
15. 10.03 склад (бак машины №) 10.03 склад (лицевой счет в резервуаре) Внутреннее перемещение топлива в баки автотранспортных средств Отчет топливной компании по карте, предоставленный в конце месяца. Чеки водителей, если не потеряны. 30.09.2016г.
16. 20,26,46 10.03 Списано израсходованное топливо по каждой машине Путевой лист, бухгалтерская справка, Требование-накладная 30.09.2016г.
17. 91.2 10.03 Списан расход топлива выше норм. К налоговому учету не принимается Бухгалтерская справка 30.09.2016г.

Приведем несколько пояснений к проводкам.

Проводка №3. Согласно ПБУ 5/01 все затраты, связанные с приобретением МПЗ включаются в их фактическую стоимость, по которой МПЗ принимаются к учету. Однако многоразовые топливные карты невозможно соотнести с какой-либо определенной партией приобретаемого топлива. Поэтому принимаем решение списать стоимость топливных карт на расходы, связанные с обычным видом деятельности.

Для отражения этой суммы по налоговому учету в учетной политике закрепляется, к какому виду расходов будет отражаться приобретение карт. По НК РФ данный расход может быть отражен как:

  • Материальные расходы;
  • Расходы на содержание служебного транспорта;
  • Прочие расходы, связанные с производством и реализацией.

Существует несколько позиций о том, на каком забалансовом счете учитывать топливные карты и как организовать контроль за их сохранностью и движением. Но они не совсем корректны:

  • Некоторые компании топливные карты учитывают на счете 10, по субсчету «Прочие материалы» в качестве объекта МПЗ, так как деловые партнеры дают товарную накладную. Но в соответствии 5/01, п.2 к МПЗ относятся активы, используемые организацией как средства или предметы труда, имеющие сами по себе ценность, что к топливным картам не относится.
  • Карты являются эквивалентами заранее оплаченного определенного количества нефтепродуктов. И с этой точки зрения их можно рассматривать как денежный документ аналогично талонам на ГСМ. Поэтому некоторые учитывают на счете 50 по субсчету 50.03 «Денежные документы». Однако карта не имеет ни одного из признаков денежного документа: является документом многократного применения, ее можно пополнить, заблокировать, она не имеют номинальной стоимости. По сути она не является средством платежа.
  • Проводка Дт 71 Кт 50.1 при выдаче топливной карты водителю так же будет некорректна, так как денежные средства фактически работнику не выдаются.

Проводка №5. НДС по картам принимается к вычету, когда выполнены 3 условия:

  • Карта принята на учет;
  • Имеется правильно оформленный счет-фактура;
  • Карта предназначена для осуществления операций, облагаемых НДС.

Проводка №7. В целях налогового учета расходы на топливо признаются расходами по обычным видам деятельности. Они относятся либо к материальным расходам, либо к расходам на содержание служебного транспорта. Поэтому сделайте свой выбор в пользу нужного варианта и закрепите его в Учетной политике по налоговому учету.

Помните о том, что для уменьшения налогооблагаемой прибыли расходы согласно нормам ст. 252 НК должны быть:

  • Экономически обоснованными, то есть находиться в пределах утвержденных норм расхода топлива или обычаев делового оборота;
  • Документально подтвержденными;
  • Производиться для деятельности, направленной на получение дохода.

Проводка №9. НДС по топливу можно принять к вычету, когда:

  • Топливо принято на учет;
  • Имеется счет-фактура, заполненный в соответствии с нормами законодательства;
  • Топливо предназначено для осуществления операций, облагаемых НДС.

Проводка №11. Есть разные мнения о том, на каком забалансовом счете учитывать топливные карты. Утвержденного бухгалтерского порядка учета топливных карт не существует, поэтому на практике используются различные варианты.

Топливная карта является своего рода носителем информации, так как карта содержит техническую информацию о видах топлива и установленных суточных лимитах (в литрах или рублях). Фактически топливные карты используются как средство строгой отчетности, позволяя их держателю получить от имени покупателя определенное количество нефтепродуктов. А раз так, то для обеспечения их сохранности и контроля за выдачей, наиболее целесообразно организовать учет карт на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности». Однако, это не означает того, что топливные карты являются бланками строгой отчетности. Просто данный счет позволяет учесть всю необходимую информацию о картах. Учет карт и бланков должен вестись раздельно.

Для ясности в этом вопросе нужный вариант учета топливных карт закрепляется в Учетной политике. Учет может вестись как в условной оценке (один бланк-один рубль), если по условиям договора топливные карты передаются  бесплатно, так и за плату — по стоимости приобретения.

Рекомендации по учету ГСМ и работе с топливными картами

Позаботьтесь о следующем:

1. О наличии Учетной политики и рабочего Плана счетов, где присутствует счет и субсчет, на котором учитывается топливо и топливные карты. Если топливные карты отражаются на забалансовом счете, то укажите на каком именно и заявите также в рабочем плане.

2. В Учетной политике для целей бухгалтерского учета нужно проверить наличие пунктов:

  • По какой стоимости поступают на учет ГСМ и по какой стоимости списываются, выберите один из вариантов, предложенных в законодательстве;
  • О способе учета транспортно-заготовительных расходов по материалам;
  • О порядке учета топливных карт, как ставить на баланс;
  • Об организации контроля за сохранностью. Целесообразнее утвердить форму специального журнала по учету топливных карт;
  • По описанию специфики работы со складами в части топлива. Как называются склады, на которые приходуется топливо (у вас же нет цистерн).
  • О том, что не применяете ПБУ 18/02, если организация относится к малым и применяется общий режим налогообложения.

3. В Учетной политике в целях налогового учета определиться с расходами по:

  • Топливным картам — материальные расходы или расходы на содержание служебного транспорта, или прочие расходы, связанные с производством и реализацией;
  • По топливу в пределах норм — материальные расходы или расходы на содержание служебного транспорта;
  • По топливу сверх норм.

4. В части документооборота. Приложить бланк того путевого лица, с которым будете работать. При этом можно разработать и утвердить свой.

5. Утвердите нормы расхода топлива отдельным приказом, чтобы избежать проблем с обоснованностью расходов на ГСМ. Ориентируйтесь на нормативы Минтранса. Эти нормативы содержатся в распоряжении Минтранса от 14.03.2008г. №АМ-23-р.

6. Контролировать перерасход топлива по каждой машине, указывая в путевом листе норматив топлива и фактический расход топлива по каждой конкретной машине. Перерасход топлива считается непроизводственным расходом и относится на счет 91.2.

7. Для контроля за платежными картами заведите специально разработанный журнал учета поступления топливных карт, перемещения, выдачи и списания. Форма такого журнала утверждается в учетной политике. Обычно он содержит следующие данные: дата получения карты сотрудником, дата возвращения, марку машины, государственный регистрационный номер машины, ФИО и подпись водителя машины.

8. Запрос у топливных компаний ежемесячный реестр (отчет) операций по картам.

9. Для удобства учета списания расхода по путевым листам разработайте ведомость-таблицу в Excel, внутреннюю аналитическую таблицу.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован.