Состав формы 6-НДФЛ и общие принципы заполнения разделов и строк

Форма 6-НДФЛ состоит из титульного листа и 2-х разделов. Заполнение титульного листа, как правило, не вызывает затруднений, поэтому остановимся на общих принципах заполнения строк 1-го и 2-го разделов. Рассмотрим заполнение расчета по форме 6-НДФЛ на примере выплат по договору аренды помещения с физ.лицом.

Оглавление

Заполнение Раздела 1. Обобщенные показатели

Допустим, ежемесячная аренда помещения с выплатой доходов 20 апреля, 20 июля, 20 сентября 2017 года Срок действия договора: с 01.01.2017г. по 30.09.2017г. Необходимо отразить в 6-НДФЛ аренду помещения у физического лица.

Раздел 1 заполняется нарастающим итогом на отчетную дату. Нужно на даты: на 31 марта 2017, на 30 июня 2017, на 30 сентября 2017, на 31 декабря 2017 года показать:

  • весь доход, который считается полученным в целях НДФЛ. Строка 020 собирает все даты получения дохода по нормам ст.223 НК РФ за период;
  • весь налог с этого дохода, скорректированного на налоговые вычеты. Строка 040 собирает все даты получения дохода, считающегося полученным по ст.223 НК РФ за период;
  • сумму фактического удержанного налога. Строка 070 собирает все даты удержания за период. Сколько фактически успели удержать налога в периоде на конец периода, столько и показывайте.

Таким образом, контролирующие органы по итогам первого квартала, полугодия, девяти месяцев и года будут обладать информацией — сколько причитается бюджету налога (стр.040) с физических лиц и сколько налога налоговый агент смог изъять (строка 070-удержанный), чтобы перечислить в бюджет.

Какими данными заполняется строка 010 Ставка налога

Указываем ставку НДФЛ, по которой налоговый агент облагал доходы физ.лиц в отчетном периоде. В нашем примере в строке 010 Ставка налога ставим 13%.

Пояснения. По условиям примера арендодатель — физическое лицо является резидентом, что означает пребывание на территории России свыше полугода, более 183 календарных дней на момент получения дохода.

Какими данными заполняется строка 020 Сумма начисленного дохода

По строке 020 раздела 1 надо указать сумму начисленного дохода нарастающим итогом с начала налогового периода на отчетную дату, облагаемого по соответствующей ставке. Здесь надо отразить весь доход, который считается полученным в целях НДФЛ по нормам ст.223 НК РФ на 31 марта 2017 года, на 30 июня 2017 года, на 30 сентября 2017 года, на 31 декабря 2017 года.

Договор аренды — это договор гражданско-правового характера. Доход в виде вознаграждения по договору гражданско-правового характера считается полученным на дату выплаты (п.п. 1 п. 1 ст. 223).Поэтому в нашем примере строку 020 будем заполнять суммами уже выплаченной арендной платы, так как доход в виде арендной платы возникает именно в те дни, когда выплатили деньги. Можно сказать по выплатам в виде арендной платы порядок заполнения строки 020 зависит от того, когда выдали деньги.

Поскольку вознаграждение в виде арендной платы по договору выплачено платежами 20.04/ 20.07 /20.10/,то соответственно:

  • сумма арендной платы, перечисленная 20.04.2016, подлежит отражению по строчке 020 раздела 1 расчета по форме 6-НДФЛ за полугодие 2017 года;
  • сумма арендной платы, перечисленная 20.07.2016, подлежит включению в строчку 020 раздела 1 расчета по форме 6-НДФЛ за девять месяцев 2017 года;
  • сумма арендной платы, перечисленная 20.10.2017, подлежит отражению по строчке 020 раздела 1 расчета по форме 6-НДФЛ за двенадцать месяцев 2017 года.

Правильность наших рассуждений подтверждает и разъясняющее письмо ФНС от 17.10.2016 N БС-3-11/4816@

В нашем примере в итоге заполнение строки 020 выглядит так:

Форма 6-НДФЛ Строка 020 Сумма начисленного дохода Дата признания дохода
За 1 квартал 2017 Сумма = 0, так как сумм полученных доходов, облагаемых НДФЛ, не было отсутствует
За 6 месяцев 2017 Сумма арендной платы за январь — март, полученной 20.04
За 9 месяцев 2017 Сумма арендной платы за январь-июнь, полученной 20.04+20.07
За 12 месяцев 2017 Сумма арендной платы за январь-сентябрь, полученной 20.04+20.07+20.10

По условиям учебного примера других выплат, кроме выплат по ГПХ не было. Возникает вопрос, а надо ли сдавать отчет 6-НДФЛ за 1-й квартал, если не было полученных от налогового агента доходов физическим лицам? Ведь, обязанностей налогового агента в таком случае не возникает (абз. 3 п. 2 ст. 230 НК РФ). Из-за отсутствия однозначности в этом вопросе лучше уточнить позицию у своего налогового инспектора.

Графически это выглядит так:

отражение выплат за аренду в 6-НДФЛ за 1 и 2 квартал

Важно! Строку 020 расчета 6-НДФЛ заполняем всеми выплатами, в том числе освобожденными от НДФЛ по ст. 217 НК РФ. Эта строка будет контролироваться впоследствии с Расчетом по страховым взносам.

Какими данными заполняется строка 030 Сумма налоговых вычетов

Здесь отражаем величину налоговых вычетов, предоставленных физ.лицам в отчетном периоде. По договорам ГПХ налоговый агент тоже имеет право предоставлять некоторые налоговые вычеты.

В нашем примере строка 030 заполняется прочерком. По условиям примера физическое лицо не заявляло вычеты.

Но бухгалтер должен знать, что по договорам аренды физическое лицо может претендовать на стандартные налоговые вычеты по п.3 ст.218 НК РФ, а также социальные по пп.2 п.1 ст.219 НК РФ, на обучение, по пп.3 п.1 ст.219 НК РФ — медицинские.

По договорам аренды не положены имущественные вычеты, поскольку их может предоставлять только работодатель. По договору аренды отношения же между физ.лицом и организацией определяются не Трудовым кодексом РФ, а Гражданским кодексом и организация выступает здесь в роли заказчика.

Нельзя предоставлять и профессиональные вычеты по п. 2 ст. 221 НК РФ, так как в норме говорится о договорах на выполнение работ, оказания услуг. Договор же аренды регулируется отдельной гл 34 ГК РФ и его нельзя приравнять к договорам выполнения работ или оказания услуг.

Применение положенных налоговых вычетов имеет свою специфику, так как отношения носят временный характер. О тонкостях применения вычетов смотрите в соответствующем материале.

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

Какими данными заполняется строка 040

В этой строке нужно показывать сумму НДФЛ, исчисленную с дохода, показанного в строке 020, который был уменьшен на налоговые вычеты по строке 030.

стр. 040 = (стр. 020-стр. 030)/100*стр. 010

Разница между начисленным доходом и суммой вычетов, умноженная на налоговую ставку должна быть равна исчисленному налогу по каждой отдельной выплате. Данные по строке 040 заполняются нарастающим итогом, и если у организации много сотрудников, то допустимая погрешность составляет 1 руб. на 1 физическое лицо.

Заполнение строки 040 зависит от дат получения доходов. По норме п.3 ст.226 НК РФ налоговый агент обязан исчислять налог на каждую дату фактического получения дохода. Можно сказать, что дата исчисления НДФЛ = Дате фактического получения дохода. Каждый раз с фактическим получением дохода возникает обязанность исчислить НДФЛ. В условиях нашего примера обязанность исчислить НДФЛ возникает 20 апреля, 20 июля, 20 октября 2017 года.

В нашем примере строка 040 будет равна:

На 31 марта 2017 прочерк
30 июня 2017 Доход апреля*0,13 = Сумма (январь-март)*0,13
30 сентября 2017 (Доход апреля + Доход июля)*0,13= Сумма (январь-июнь)*0,13
на 31 декабря 2017 (Доход апреля +Доход июля +Доход октября)*0,13= Сумма (январь-сентябрь)*0,13

Какими данными заполняется строка 070 Сумма удержанного налога

По этой строке отражаем удержанную сумму НДФЛ, собирая все даты удержания за отчетный период по состоянию на отчетную дату.

Дата удержания = дате реальной выплаты дохода, согласно п.4 ст. 226 НК РФ. Здесь показывается только то, что фактически удержано. Налоговые органы хотят видеть, сколько успели удержать налога в периоде на отчетную дату. По итогам налогового периода эта строка показывает, какую сумму налоговый агент смог фактически удержать на 31 декабря.

В ситуации, когда доход, относящийся по дате получения к отчетному периоду, выплачивается в следующем периоде, сумму НДФЛ с него не показывайте в строках 070 и 080 расчета 6-НДФЛ за отчетный период, ведь его же не можете удержать не выплатив доход. По этой ситуации есть разъясняющие письма. Письма ФНС от 14.06.2016 № БС-3-11/2657@.от 19.07.2016 № БС-4-11/12975@,п.6 письма от 01.08.2016 №БС-4-11/13984@,Письмо ФНС от 29.11.2016 № БС-4-11/22667@.

В нашем примере весь исчисленный НДФЛ был удержан в рамках каждого отчетного периода. Поэтому именно в условиях нашего примера данные по строке 040 = данным по строке 070.

Какими данными заполняется строка 080 Сумма налога не удержанная налоговым агентом

Данная строка будет заполняться только в том случае, если налоговый агент признает для себя невозможным удержание налога по состоянию на 31.12.отчетного года. Она отражает только суммы налога, удержать которые у налогового агента нет никакой возможности. Если сравнить с формой 2-НДФЛ,то там показывается сумма налога, не удержанная на дату составления отчета, то есть на 31.03 года, следующего за отчетным. В помощь приводим разъясняющие письма: Письмо ФНС 27.01.2017 № БС-4-11/1373@, п.5 Письма от 01.08.2016 № БС-4-11/1398 @, Письмо ФНС от 19.07.2016 № БС-4-11/12975@).

В нашем случае строка 080 заполняется прочерком.

Какими данными заполняется строка 060 Количество физических лиц, получивших доход

В этой строке показывается общее число физических лиц, получивших от организации доход. Обращаем внимание, что заполняем количеством физ.лиц, а не сотрудников. При этом если одно и то же лицо в течение года то увольняли, то принимали вновь, то этого человека надо показать один раз. Можно сказать, что строка 060 заполняется по количеству ФИО, если есть полное совпадение, тогда можно проконтролировать по количеству ИНН.

В нашем случае по строке 060 заполняется 1.

Заполнение Раздела 2 «Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного налога на доходы физических лиц»

Второй раздел — всегда квартальный. Этот раздел заполняется только данными последних 3-х месяцев соответствующего отчетного периода. В раздел 2 должны быть включены показатели и выплаты, имевшие место только в последние три месяца отчетного периода.

Необходимо знать, что данные по разделу 2 надо заполнять блоками строк 100-140, то есть компоновать данные по доходам надо по одинаковым срокам перечисления.

Например, в реальной ситуации могут совпасть данные по срокам перечисления (стр.120) по отпуску и арендным платежам. Но у них разные правила определения сроков перечисления. Срок перечисления НДФЛ для отпускных определяется как последний день месяца выплаты, а срок перечисления выплат по договорам ГПХ — следующий рабочий день после выплаты, поэтому формируем 2 блока данных строк 100-140.

Определяющим моментом попадания выплат во второй раздел является попадание даты крайнего срока перечисления налога от полученного дохода в диапазон заполняемого квартала. То есть отбор данных в этот раздел осуществляются при выполнении двух условий:

  1. В квартале заполнения по каждой выплате должно иметь место вся цепочка: начисление налога – удержание — срок выплаты. На какой квартал приходится крайний срок перечисления НДФЛ (строчка 120) — этот квартал раздела 2 и заполняйте. Например: дата получения дохода (строка 100) -31.03, соответственно дата начисления налога — 31.03, а допустим даты удержания (строка 110) и срок перечисления (120) — апрельские. В этом случае по этой выплате не заполняйте 2-й раздел в первом квартале, то есть заполните в следующем периоде, включите только сумму дохода в 1-й раздел. Именно такой подход позволяет проконтролировать своевременность действий налогового агента.
  2. Срок перечисления налога (строка 120) показывается строго по нормам НК РФ. Нельзя ориентироваться на даты платежек, здесь показывается именно срок перечисления и его числовое значение должно попадать в диапазон отчетного квартала.

Это разъяснено в письмах ФНС от 24.10.2016 № БС-4-11/20126@, от 02.11.2016 № БС-4-11/20829@.

Очень важно знать, что с точки зрения 6-НДФЛ раздел 1 и раздел 2 не корреспондируют между собой, поскольку выполняют разные функции. Раздел 1 заполняем нарастающим итогом на отчетную дату.

Раздел 2. Заполняем поквартально

Здесь показываем данные, имеющие место только в последние три месяца отчетного периода. По условиям нашего примера:

  • при заполнении за 1 квартал в строчках 100 – 140 обязаны указать только данные за январь – март 2017 года;
  • соответственно за полугодие в строчках 100 – 140 обязаны указать только данные за апрель – июнь 2017 года;
  • при заполнении за 9 месяцев в строчках 100 – 140 обязаны указать только данные за июль – сентябрь 2017 года;
  • за 12 месяцев в строчках 100 -140 обязаны указать только данные за октябрь – декабрь 2017 года.

Какими данными заполняется строка 100 Дата фактического получения дохода

Внимание! Строку 100 заполняете строго по нормам статьи ст.223 НК РФ.

Дата фактического получения дохода — это дата, когда доход считается полученным по Налоговому кодексу. Доход в виде арендной платы по п. 1 ст. 223 НК РФ становится фактически полученным в день выдачи или перечисления денежных средств.

В нашем случае строка 100 заполняется так:

Данные первого квартала прочерк
Данные второго квартала 20.04
Данные третьего квартала 20.07
Данные четвертого квартала 20.10

Именно в эти дни произошла фактическая выплата денег и доход в целях Налогового кодекса можно считать полученным.

Даты полученных доходов по строке 100 должны соответствовать сумме фактически полученного дохода по строке 130 формы 6-НДФЛ.

Какими данными заполняется строка 130 Сумма фактически полученного дохода

Здесь показывается общая сумма дохода, который был получен на дату, указанную по строке 100.

Многих бухгалтеров вводит в заблуждение не совсем удачная формулировка «фактически полученный доход», тем более, заполнение строки 130 нигде законодательно не регламентируется. Эта строка даже не входит в контрольные соотношения. По разъяснениям специалистов под суммой фактически полученного дохода понимается сумма дохода, который полагается получить физическому лицу в рамках трудового, гражданско-правового договора или иного документа.

Налоговые агенты должны вносить в строку 130 обобщенную сумму полностью начисленного дохода, до применения налоговых вычетов и до удержания НДФЛ. То есть, если налоговый агент предоставил физическому лицу налоговые вычеты по НДФЛ, то в строке 130 раздела 2 расчета 6-НДФЛ следует показать всю сумму полученного работником дохода. Уменьшать эту сумму на вычеты не нужно. Мы уже говорили, что суммы по представленным налоговым вычетам надо показывать в строке 030. Такой подход изложен в Письме ФНС от 20.06.2016 № БС-4-11/10956.

При автоматическом заполнении 6-НДФЛ бухгалтерской программой сюда попадает сумма из документа начисления дохода. По экономическому смыслу суммы доходов, показываемые в строке 130 и входящие в состав строк 020 — одинаковые. В своей практической бухгалтерской работе необходимо уметь различать понятия:

  • начисленный доход — это доход, полагающийся в рамках трудовых, договоров ГПХ;
  • начисленный доход минус налоговые вычеты = налоговая база для исчисления НДФЛ;
  • налоговая база минус исчисленный НДФЛ = сумма выплаченного дохода;
  • сумма выплаченного дохода = сумма к выплате + НДФЛ.

В нашем случае строка 100 заполняется так:

Данные первого квартала прочерк
Данные второго квартала Доход апреля = Сумма (январь-март)
Данные третьего квартала Доход июля = Сумма (апрель-июнь)
Данные четвертого квартала Доход октября = Сумма (июль-сентябрь)

Какими данными заполняется строка 110 Дата удержания налога

Строку 110 заполняйте реальными датами выплаты дохода.

По норме абз. 1 п. 4 ст. 226 НК РФ налог удерживается непосредственно из доходов налогоплательщика при их выплате. Нет выплаты дохода — нет удержанного налога. Помните, налог удержан не тогда, когда сделана проводка Дт 76,70 Кт 68.01, а когда физически удержали, а это делается при выплате. В бухгалтерских программах удержанный налог регистрируется и попадает в базу удержанных документом выплаты дохода.

Начинающему бухгалтеру следует знать, что удержанный НДФЛ бухгалтерскими проводками не отражается, так по умолчанию предполагается, что весь исчисленный к удержанию налог будет налоговым агентом безусловно удержан. В соответствии с п. 4.2 Порядка заполнения расчета по строке 110 указывается дата удержания налога с суммы фактически полученных доходов, отраженных по строке 130. В своей работе можно использовать Письмо ФНС России от 25.04.2016 № 11-2-06/0333@,Письмо ФНС России от 09.08.2016 № ГД-3-11/3605.

В условиях примера даты строки 110 совпадут с датами, указанными по строке 100.

В нашем случае строка 110 заполняется так:

Данные первого квартала прочерк
Данные второго квартала 20.04
Данные третьего квартала 20.07
Данные четвертого квартала 20.10

Какими данными заполняется строка 140 Сумма удержанного налога

В строке 140 необходимо отразить сумму удержанного налога соответствующую дате, указанной в строке 110.

В нашем случае строка 140 заполняется так:

Данные первого квартала Прочерк
Данные второго квартала Доход апреля*0,13 = Сумма (январь-март)*0,13
Данные третьего квартала Доход июля*0,13 = Сумма (апрель-июнь)*0,13
Данные четвертого квартала Доход октября *0,13 = Сумма (июль-сентябрь)*0,13

Какими данными заполняется строка 120 Срок перечисления налога

По данной строке указывается крайний срок, то есть дата, не позднее которой налог должен быть перечислен в бюджет. Заполняем строго по законодательству. Имейте в виду, что дата из строки 120 расчета 6-НДФЛ попадет в карточку лицевого счета налогового агента как срок перечисления налога в бюджет. Поэтому нужно знать стандартное правило по срокам перечисления НДФЛ в бюджет.

По норме, установленной в п.6 ст.226 НК РФ, налоговые агенты обязаны перечислять суммы исчисленного и удержанного налога не позднее дня, следующего за днем выплаты налогоплательщику налога, который был указан в строке 110. Имеется в виду следующий рабочий день. Исключения составляют выплаты по больничным, отпускам, доходам от ценных бумаг. В подавляющем большинстве случаев дата по строке 120 отличается от даты по строке 110 на 1 день, если только крайний срок не попадает на выходной день. Письмо ФНС России от 16.05.2016 N БС-4-11/8568@.

Для выплат по договорам аренды крайним сроком будет также следующий рабочий день после выплаты денег, согласно абз. 1 п. 6 ст. 226 НК РФ.

В нашем случае строка 140 заполняется так:

Данные первого квартала Прочерк
Данные второго квартала 21.04
Данные третьего квартала 22.07
Данные четвертого квартала 23.10, так как 21.10 — выходной день

Совет! Следите за тем, чтобы сумма налога, указанная по строке 140 поступила в бюджет в период между датами, указанными в строчке 110 и 120 по каждому блоку.

В рамках такого контроля особую важность приобретает правильность заполнения платежного поручения на перечисление НДФЛ в бюджет. В поле «107» указывайте месяц, за который хотите исполнить свои обязательства по налогу. Ориентируйтесь на месяц, где возник доход, учитываемый по правилам ст.223 НК РФ, именно его и должны закрыть перед бюджетом.

Поле «107» несет ключевую информацию о периоде, за который рассчитываетесь с бюджетом. Когда деньги по налогу со счета организации поступают в бюджет, только тогда их можно отнести к категории перечисленного НДФЛ. Понятие»перечисленный НДФЛ» означает фактическую сумму налоговых перечислений.

Размер средств указывается в графе «Сумма налога перечисленная». Дата платежного поручения, которым перечислили НДФЛ в бюджет, должна быть не позже срока по строке 120 из строки 120. Для информации приводим Письмо ФНС от 20.01.2017 № БС-4-11/864 @ по вопросам перечисления НДФЛ.

Итоговое заполнение формы 6-НДФЛ по нашему примеру представим в таблице, где дополнительно приведем данные по датам возникновения расхода у организации — арендатора в виде арендной платы. Будет выглядеть так:

Итоговое заполнение формы 6-НДФЛ

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован.