Справки по форме 2-НДФЛ информируют налоговые органы о доходах, полученных каждым физическим лицом, удержанных, не удержанных, перечисленных сумм НДФЛ и показывают, есть ли у него задолженность перед государством по налогу с полученных доходов. Рассмотрим как отразить в 2-НДФЛ выплаты по договорам аренды с физ.лицом.
Оглавление
- 1 Для чего нужна форма 2-НДФЛ
- 2 При каких выплатах арендатор обязан сдавать 2-НДФЛ
- 3 О кодах видов полученных доходов
- 4 О предоставлении вычетов
- 5 О важном реквизите «Признак» в справке 2-НДФЛ и сроках представления
- 6 О реквизите «Статус налогоплательщика»
- 7 О необходимости соблюдения контрольных соотношений
Для чего нужна форма 2-НДФЛ
Нормой, абз. 2 п. 2 ст. 230 НК РФ устанавливается обязанность сдавать в свою ИФНС отчетность, содержащую сведения обо всех доходах, выплаченных физ.лицам за год и суммах НДФЛ, исчисленного, удержанного, включая те, с которых НДФЛ не был удержан, и перечисленного в бюджет. Такой отчетностью является справка по форме 2-НДФЛ, которая составляется по итогам каждого года на каждое физическое лицо, получившее доход. Ключевым словом является слово «ДОХОД».
Форма 2-НДФЛ информирует налоговые органы о каждом налогоплательщике: сколько доходов и каких получил в течение года, уплачен ли с этих доходов налог и закрыты ли его обязательства по налогу перед государством. Если по окончании года существует разница между исчисленным налогом с доходов и удержанным, значит у физ.лица есть долг и ему направляют уведомление о необходимости погасить долг по НДФЛ.
Как шутят специалисты, форма 2-НДФЛ — это «донос» на физическое лицо-налогоплательщика. Другими словами, форма 2-НДФЛ имеет отношение к конкретному налогоплательщику. Проще говоря, форма 2-НДФЛ — это сведения про конкретного налогоплательщика. Кроме того форма 2-НДФЛ является еще и документом, подтверждающим платежеспособность физического лица.
Для составления этой отчетности понадобятся:
При каких выплатах арендатор обязан сдавать 2-НДФЛ
Организация арендатор будет сдавать форму 2-НДФЛ, если то, что было выплачено физ.лицу (не ИП) можно отнести к категории «доход». При этом важно быть уверенными, что выплата физ.лицу будет означать, что он получил доход. А это, если говорить о договорах аренды, зависит от порядка установленной арендной платы по договору:
- бывает, что договором устанавливается взимание только арендной платы за предоставленную площадь, а коммунальные услуги оплачиваются отдельно, напрямую поставщикам;
- бывает, что в состав арендной платы включаются коммунальные услуги;
- может быть вариант, когда расчет за коммунальные услуги происходит через компенсацию арендодателю — физическому лицу.
Ранее мы подробно разобрали все ситуации, какие из этих выплат арендатору будут признаны доходом. Итоговое заключение можно представить в виде таблицы:
Получите понятные самоучители по 1С бесплатно:
| Порядок расчетов по договору | Признание доходом | Комментарии |
| Арендная плата включает в себя только постоянную часть, которая установлена в виде платы за предоставленную площадь | да | пп. 4 п. 1 ст. 208, п.1,2 ст.226, ст. 228 НК РФ |
| В арендную плату стоимость коммунальных услуг уже включена в фиксированной сумме платежей за месяц | да | Письмо Минфина РФ от 15.03.2017 № 03-04-05/15280 |
| Арендодатель компенсирует арендатору коммунальные услуги на основании приложенных подтверждающих документов по факту своего использования. | нет | Письмо Минфина от 17.04.2013 № 03-04-06/12985
Необходимо представить пакет документов о расчетах. |
Бухгалтеру рекомендуется на полученный доход арендодателя завести отдельный налоговый регистр по НДФЛ. Эта информация будет необходима также для формы 6-НДФЛ, которую обязывают сдавать ежеквартально, начиная с 2016 года.
Информация из налогового регистра по доходам разносится в раздел 3 Справки 2-НДФЛ по видам дохода и месяцам получения дохода, определяемого по правилам главы 23 НК РФ.
Предположим, предусмотрена ежемесячная аренда помещения с выплатой доходов 20 апреля, 20 июля, 20 сентября 2017 года.
Приведем нормы закона и составим базу данных для нашего примера:
| Вид дохода- от аренды имущества | Определение дат по доходам и НДФЛ по выплатам договоров ГПХ | Даты дохода по условиям примера |
| Когда доход считается полученным | День, когда выплатили деньги (пп. 1 п. 1 ст. 223) | 20.04, 20.07, 20.10 |
| Когда исчислить НДФЛ | День, когда выплатили деньги (п.3 ст. 226) | 20.04, 20.07, 20.10 |
| Когда удержать НДФЛ | В момент выплаты (п.4ст.226) | 20.04, 20.07, 20.10 |
В условиях учебного примера разделы справки 2-НДФЛ по физическому лицу, получившему в 2017 году от организации доход в виде арендной платы, заполняются следующим образом:
О кодах видов полученных доходов
Для заполнения раздела 3 справки потребуются код дохода, так как доходы, полученные физическими лицами в 2-НДФЛ необходимо отразить по виду дохода. Каждому виду дохода и вычета соответствует свой установленный код. Коды доходов утверждаются. Последнее обновление кодов зафиксировано Приказом ФНС России от 22.11.2016 № ММВ-7-11/633@
Код дохода, полученного от предоставления в аренду или иного использования имущества — 1400, согласно Приложению №1 вышеуказанного приказа.
О предоставлении вычетов
Для заполнения справки понадобится информация по налоговым вычетам. В условиях нашего примера вычеты не были заявлены. Но бухгалтеру, работающему с договорами аренды необходимо знать тонкости работы по предоставлению вычетов.
На какие налоговые вычеты, позволительно уменьшать доход физ.лица — арендодателя? Все нюансы с предоставлением вычетов подробно разобрали в нашей статье. Здесь лишь приведем ссылки на положенные вычеты:
О важном реквизите «Признак» в справке 2-НДФЛ и сроках представления
Справки по форме 2-НДФЛ сдаются в 2 этапа. Сначала согласно норме по п. 5 ст. 226 НК РФ не позднее 01 марта года, следующего за истекшим налоговым периодом. В налоговую инспекцию сдается отчетность по выплаченным доходам, с которых до конца года не удалось удержать налог.
Также о не удержанном НДФЛ одновременно нужно сообщить самому физ.лицу. В справках, сданных по сроку 01 марта, указывается признак «2».Этот признак означает, что в таких формах 2-НДФЛ находится информация о неудержанном налоге за год.
Вторым этапом, по сроку не позднее 01 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом, сдаете отчетность по форме 2-НДФЛ по всем доходам, выплаченным за отчетный год, включая те, с которых НДФЛ не был удержан. Этот комплект отчетности сдается с реквизитом признака с цифрой «1».
Этот признак означает, что справки содержат всю информацию по выплаченным доходам и исчисленном, перечисленном, удержанном налоге по состоянию на 31 марта года, следующим за отчетным. Важный нюанс заключается в том, что в справки с признаком «1» содержат всю информацию о том, как вы справились с функциями налогового агентах по итогам года. То есть даже если удержали, перечислили НДФЛ после 31 декабря отчетного года, но до 31 марта года, следующего за отчетным, то включаете информацию в эти справки, чтобы закрыть всю цепочку обязанностей: исчислить налог — удержать — перечислить. Вот такая особенность справок с признаком «1»
О реквизите «Статус налогоплательщика»
Статус налогоплательщика тоже кодируется. Начиная с отчетности за 2016 год, присваивается код, исходя из следующих обстоятельств по налогоплательщику:
- 1 — резиденты;
- 2 — нерезиденты;
- 3 — высококвалифицированные специалисты;
- 4 — переселенцы, которые живут за рубежом;
- 5 — беженцы-нерезиденты;
- 6 — иностранцы, которые работают на основании патента.
По правилам 2016 года налоговые агенты могут сдать бумажные справки в ИФНС, если численность всех физических лиц, которым был выплачен доход в 2016 году, составляет 24 человека и меньше. В ином случае, Справки необходимо представить в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (ТКС).
О необходимости соблюдения контрольных соотношений
В справке 2-НДФЛ сумма исчисленного налога по итогам года должна быть равна сумме удержанного. Если удержания налога прошли позже, подавайте по данному физ.лицу уточненную форму 2-НДФЛ. Следите за тем, чтобы были объективные причины невозможности изъять налог.
Кроме того, справки по форме 2-НДФЛ по году необходимо сверять по доходам, количеству физических лиц, получивших доход и исчисленному НДФЛ с Расчетом по форме 6-НДФЛ и декларацией по налогу на прибыль по соотношениям, установленным Письмом ФНС РФ от 10.03.2016 № БС-4-11/3852@.
Налоговые органы ждут от налогового агента безусловного исполнения обязанностей в отношении НДФЛ и хотят видеть в формах 2-НДФЛ равенство:
НДФЛ исчисленный = НДФЛ удержанный = НДФЛ перечисленный
В заключение хочется предупредить наших читателей, что предпринимаются усилия по установлению обязанности отчитываться по форме 2-НДФЛ поквартально.